Entenda o Novo fluxo de eliminação documental no setor público

O Decreto nº 12.939, de 16 de abril de 2026, atualiza o funcionamento do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivos (SIGA) e detalha o rito de eliminação de documentos.

A preservação de documentos de arquivo é um dever legal do gestor público. No ambiente digital, esse dever depende diretamente de gestão de recursos e serviços de tecnologia da informação: sistemas que assegurem autenticidade e integridade, controle de acesso, trilhas de auditoria, metadados, backup/restauração testados e políticas de retenção. Sem isso, não estamos falando em “perder arquivos” e sim da destruição indevida de ativos institucionais.

Nesse contexto, o novo Decreto nº 12.939, publicado em 16 de abril de 2026, atualiza o funcionamento do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), reforça o papel do Arquivo Nacional como órgão central e detalha o rito de eliminação no âmbito da administração pública federal. Esse decreto explicita objetivos como garantir acesso e recuperação ágil da informação, padronizar procedimentos e preservar o patrimônio documental.

O novo decreto restabelece diretrizes para prevenir eliminação indevida de documentos de valor histórico, probatório ou informativo e fortalece a atuação das Comissões Permanentes de Avaliação de Documentos (CPAD) em cada órgão.

Novo fluxo de eliminação documental no setor público

No desenho do Decreto nº 12.939/2026, a eliminação de documentos é um procedimento formal encadeado, com começo, meio e fim verificáveis, conforme ilustrado a seguir.

Elaboração Própria com base no Decreto 12939/2026

Tudo parte da base técnica construída e mantida pela CPAD, porque é ela que dá sustentação à avaliação e à destinação por meio da criação de instrumentos de classificação e temporalidade. A partir dessa base, o órgão consolida o que pretende eliminar em uma Listagem de Eliminação de Documentos (LED), que não nasce “na área de arquivo” isoladamente: precisa ser validada no âmbito institucional, com aprovação da própria CPAD e também da autoridade máxima do órgão ou entidade.

Com a LED aprovada, o decreto amarra o passo que a Lei nº 8.159/1991 já exigia como núcleo de legalidade: a eliminação deve ocorrer mediante autorização da instituição arquivística competente — no caso do Executivo federal, o Arquivo Nacional. O texto de 2026 explicita essa competência e estabelece que, como regra, a CPAD é quem encaminha a LED ao Arquivo Nacional para obter a autorização, preservando a lógica de controle externo do descarte.

Existe a possibilidade de delegação dessa autorização à autoridade máxima do órgão, mas com dois freios relevantes: é vedada a subdelegação e os critérios dessa delegação dependem de ato do Diretor-Geral do Arquivo Nacional.

Autorizada a eliminação, o procedimento ganha uma etapa que é, ao mesmo tempo, de transparência e de prova: o órgão deve elaborar e publicar o Edital de Ciência de Eliminação de Documentos no Diário Oficial da União e comunicar ao Arquivo Nacional a publicação em até dois dias. Esse detalhe do prazo importa porque reduz a “zona cinzenta” entre a decisão administrativa e o controle arquivístico: a eliminação fica documentada e rastreável. E, se a autorização tiver sido delegada, o decreto ainda mantém o Arquivo Nacional como instância de vigilância: diante de indícios de irregularidade, ele pode requisitar a LED que fundamentou o edital para conferência; constatado o problema, determina-se a suspensão do edital, revoga-se a delegação e o órgão precisa refazer o caminho sob autorização direta do Arquivo Nacional, com novo edital e nova ciência — novamente, no prazo de dois dias.

Conclusão

O Novo fluxo de eliminação documental no setor público busca garantir que a informação exista pelo tempo devido, com segurança, e que seja eliminada somente quando o rito permitir — de forma controlada, responsável e compatível com as obrigações legais. Esse decreto reafirma a importância de uma gestão de TIC madura capaz de sustentar essa equação, ou seja, preserva o que precisa ser preservado, reduz exposição indevida, e dá à organização a tranquilidade de poder acessar seus ativos informacionais de forma segura e sustentável.